Titre: Coordonnateur des services de bureau

Entreprise: Société immobilière du Canada
Lieu: 1 avenue University, bureau 1700 , Toronto , ON
État de l’emploi: Employé (à temps plein)

Veuillez soumettre votre candidature avant le lundi 21 octobre, 16h00 HNE.

Résumé

Sous la responsabilité de la directrice, Ressources humaines et travaillant en étroite collaboration avec la chef des ressources humaines, la personne titulaire du poste de coordinateur, Services de bureau et adjoint de direction, RH fournit un soutien administratif et aide au fonctionnement quotidien du bureau de Toronto et du service des ressources humaines. Cette personne agit comme réceptionniste et principale personne-ressource pour les représentants de la gestion immobilière et de la sécurité et est le principal point de contact pour le bureau de la chef des ressources humaines.

Description du poste

ADMINISTRATION DU BUREAU

Accueillir tous les visiteurs et clients, leur offrir un niveau d’hospitalité approprié (rafraîchissements, mot de passe Wi-Fi, etc.), informer les personnes concernées de leur arrivée.
Répondre à tous les appels entrants, fournir des renseignements généraux aux appelants, transférer leur appel aux parties appropriées ou relayer les messages, au besoin.
Assurer la liaison avec le gestionnaire immobilier des locaux et servir d’intermédiaire pour tous les avis aux locataires de l’immeuble.
Agir à titre d’agent de liaison entre les services de sécurité du bâtiment et le service des ressources humaines afin de garantir un accès approprié en tout temps aux employés, aux entrepreneurs et aux visiteurs.
Organiser les réunions; préparer la salle de conférence pour les réunions (c.-à-d. la nourriture, l’équipement, etc.).

SOUTIEN ADMINISTRATIF AUX RESSOURCES HUMAINES

Assurer le suivi, traiter et envoyer les remboursements annuels pour les frais de conditionnement physique et le matériel de bureau pour tous les membres du personnel admissibles. En collaboration avec le service de la paie, effectuer des audits trimestriels sur les remboursements de frais de conditionnement physique.
En collaboration avec l’associé ou l’associée, Ressources humaines, coordonner la remise annuelle des prix de reconnaissance des années de service.
Contribuer à l’élaboration et à l’administration du programme de bien-être de la SIC, y compris en ce qui concerne les séances de formation sur le bien-être, les événements de bien-être et les « déjeuners-conférences », au besoin. Assurer la liaison avec les entreprises tierces en ce qui concerne les services de bien-être (Programme d’aide aux employés et à la famille « PAEF » et autres événements de bien-être pour le personnel, par exemple la montée des escaliers de la Tour CN, la grande randonnée à bicyclette, le Mercredi mieux-être).
Siéger comme membre du comité mixte sur la santé et la sécurité au 1, avenue University.
Participer aux projets spéciaux des RH, sur demande.

SOUTIEN À L’ADJOINT OU ADJOINTE DE DIRECTION

Assurer un soutien administratif auprès du chef des ressources humaines, notamment en organisant les déplacements, en préparant les allocations de dépenses et les demandes de paiement, en commandant et en maintenant les fournitures ou équipements de papeterie.

Qualifications

De préférence, des études postsecondaires.
Un à trois ans d’expérience en administration des affaires, en ressources humaines ou en administration de bureau sont exigés.
Maîtrise de l’utilisation de logiciels de bureau standard, notamment Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Bilinguisme (français et anglais) exigé.

Conditions de travail

Capacité à travailler sous pression pour respecter les échéanciers serrés, à gérer les exigences conflictuelles, les interruptions régulières et les lourdes charges de travail.

Travail dans un environnement de bureau

Des efforts physiques légers, et parfois modérés, doivent être déployés; exige la manipulation d’objets légers ou de poids modéré, y compris du matériel et d’autres fournitures de bureau.

CE QUE NOUS FAISONS

La Société immobilière du Canada est une société d’État fédérale autofinancée qui se spécialise en immobilier, en aménagement et en gestion d’attractions. La Société a pour objectif de produire les meilleurs avantages possibles pour les collectivités canadiennes et pour le gouvernement du Canada, tout en cherchant également à remplir son mandat en faisant preuve de compétences de premier plan. La Société est fière de son approche fondée sur la consultation pour atteindre des objectifs axés sur la collectivité, la protection de l’environnement et la commémoration du patrimoine, dans tous ses projets au Canada.

La Société veille au réaménagement ou à la gestion d’anciennes propriétés du gouvernement, en visant leur utilisation optimale et leur réintégration harmonieuse aux collectivités locales. Notre but consiste à transformer des parcelles excédentaires et à les modeler de façon à répondre aux besoins des Canadiens et Canadiennes, pour les transformer en nouveaux quartiers accueillants et durables où il fait bon vivre, travailler et se détendre.

La Société immobilière du Canada SIC limitée est un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi, qui s’engage à un processus de sélection et de recrutement inclusif et sans obstacle. La Société immobilière du Canada est fière d’offrir l’accommodement durant la période de recrutement, de sélection ou d’évaluation en conformité avec la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et le Code des droits de la personne de l’Ontario. Si vous avez besoin d’accommodement, veuillez nous en informer le plus tôt possible et nous coopérerons avec vous pour répondre à vos besoins en matière d’accessibilité.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.

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