Titre:  Coordonnateur des événements

Résumé

Le coordonnateur des événements contribue à la planification et à l’exécution des événements communautaires du Parc Downsview Park ("PDP"). Il utilisera des stratégies entrantes et sortantes pour établir des relations, dans le but d’élargir la programmation du parc et de solliciter des partenaires et des commanditaires. Le coordonnateur des événements devra également assurer la liaison entre le Parc Downsview et les organisateurs et fournisseurs des événements avant, pendant et après ceux-ci. 

Le coordonnateur des événements sera chargé de coordonner et de gérer les réservations pour les événements organisés au Carrefour, au Cercle des colibris et dans d’autres espaces de programmation du PDP. Cela comprend notamment veiller à ce que l’espace soit préparé et équipé pour chaque événement, maintenir un calendrier de réservation, gérer les conflits d’horaire, rédiger des ententes et établir des factures.

Description du poste

Planification et mise en œuvre d’événements : 

• Aider à la planification et à l’exécution des événements communautaires du PDP (par exemple, Journée de la Terre, fête du Canada, Ciné sous les étoiles, Hall-Ouuuh-Ween déchaînée).
• Recommander et développer de nouveaux événements selon les instructions.
• Coordonner la logistique des événements, y compris l’aménagement du lieu, la location de matériel et la dotation en personnel.
• Élaborer des plans détaillés, des calendriers et des listes de vérification afin de veiller à ce que tous les aspects des événements soient couverts.
• Superviser les processus d’inscription aux événements et gérer les communications avec les participants.
• Communiquer efficacement avec les organisateurs d’événements, les vendeurs et les fournisseurs avant, pendant et après les événements.
• Gérer l’ensemble des politiques et des procédures d’approvisionnement, les ententes, les assurances et la facturation.
• Servir de point de contact principal pour toutes les demandes et questions liées aux événements.
• Assurer la coordination avec les équipes internes pour garantir une exécution sans faille des événements.
• Veiller au respect des règles de santé et de sécurité lors des événements.
• Procéder à des évaluations après les événements afin de recueillir une rétroaction et de déterminer les domaines à améliorer.

Commandite/partenariat : 

• Repérer les nouvelles occasions de partenariats et de fournisseurs pour les événements.
• Solliciter et entretenir des relations solides avec les partenaires/fournisseurs/prestataires de programmes.
• Créer des dossiers de parrainage et mettre en œuvre une stratégie de parrainage.
• Négocier des contrats et des ententes avec les fournisseurs et les partenaires afin d’obtenir les meilleures conditions.

Relations avec les médias et les médias sociaux :

• Rédiger des communiqués de presse, des avis aux médias et d’autres documents destinés aux médias.
• Établir et entretenir des relations avec les médias locaux et nationaux.
• Coordonner la couverture médiatique des événements et des annonces.
• Suivre la couverture médiatique et préparer des rapports sur les médias.

Réservations au Carrefour et au Cercle des colibris : 

• Coordonner et gérer les réservations pour les événements organisés au Carrefour et au Cercle des colibris, en veillant au traitement efficace d’un volume élevé et constant de demandes.
• Veiller à ce que les espaces soient préparés et équipés pour chaque événement.
• Tenir à jour un calendrier de réservation et gérer les conflits d’horaire.
• Assurer une coordination avec le gestionnaire du programme éducatif afin que le personnel approprié soit programmé et présent pour chaque événement.

Qualifications

• Formation post-secondaire dans le domaine de l’hôtellerie, de la gestion d’événements ou formation équivalente.
• Au moins deux (2) années d’expérience dans des responsabilités progressives de coordination d’événements.
• La capacité à travailler selon des horaires flexibles, y compris le soir, les fins de semaine et les jours fériés, est requise.
• Connaissance de l’organisation de festivals et d’événements en plein air, un atout.
• Expérience dans le domaine de la mobilisation publique et des organismes sans but lucratif, un atout.
• Bonne connaissance du marketing et de la création de contenu médiatique, un atout.
• Connaissance approfondie de Microsoft Teams, PowerPoint, Excel et Word.
• Compétence et expérience dans l’utilisation de la suite Adobe Creative (Photoshop, Illustrator, InDesign, Premiere Pro), un atout.
• Le bilinguisme (français et anglais) constitue un atout important.

Conditions de travail