Titre:  Conseiller exécutif

Résumé

La conseillère exécutive ou le conseiller exécutif agit en tant que véritable partenaire commercial en fournissant un soutien exécutif, un soutien administratif et un soutien aux programmes au premier vice-président et chef des services financiers (« le gestionnaire »).  La conseillère exécutive ou le conseiller exécutif supervise les activités quotidiennes du bureau du vice-président et chef des services financiers, en veillant à ce que les informations et les documents circulent correctement entre son bureau, ses subordonnés directs, l’équipe de la haute direction, le président-directeur général et le Conseil d’administration.  

Elle et il apporte également son soutien aux équipes de gestion des Finances et des Technologies de l’information, ainsi qu’à d’autres membres du service des Finances. 

Description du poste

SOUTIEN ET ASSISTANCE AUX CADRES 

• La conseillère exécutive ou le conseiller exécutif travaille en étroite collaboration avec le premier vice-président et chef des services financiers pour atteindre les objectifs à court et à long terme de l’équipe en ce qui concerne les fonctions liées aux finances, aux risques et aux technologies de l’information (« TI »). Ces tâches comprennent, entre autres : 
• Gérer des tâches de bureau complexes nécessitant l’exercice d’un jugement indépendant et de l’initiative, ce qui peut inclure, mais sans s’y limiter, les tâches suivantes :  
  • Veiller à ce que les délais et les échéances soient respectés pour toutes les initiatives, tous les objectifs, tous les projets et toutes les questions relevant du service (par exemple, les livrables des réunions de l’équipe de la haute direction et du Conseil d’administration, le calendrier annuel de Gestion des risques d’entreprise).  
  • Organiser et soutenir le gestionnaire dans la préparation des réunions trimestrielles du Conseil d’administration, des réunions de la haute direction et d’autres réunions internes et externes, y compris la préparation de rapports, de présentations PowerPoint et d’autres documents, selon les besoins. 
  • Rédiger et préparer des lettres, des courriels, des notes de service et des rapports complexes en déterminant les renseignements requis, en faisant des recherches et en recueillant des renseignements généraux auprès de sources appropriées.  
• Gérer le calendrier en décelant les problèmes potentiels et les changements de priorités afin d’ajuster l’emploi du temps du gestionnaire, au besoin.  
• Communiquer avec le personnel suivant à la demande du gestionnaire : 
  • les cadres dirigeants à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise, par exemple les principaux clients, pour résoudre des problèmes, fixer des rendez-vous, de même qu’obtenir ou échanger des renseignements et les recevoir personnellement au nom du gestionnaire;  
  • le personnel de soutien administratif à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise pour résoudre des problèmes, fixer des rendez-vous, obtenir ou échanger des renseignements et accélérer des mesures administratives;  
  • tous les niveaux de personnel au sein de l’organisation pour accélérer les mesures au nom du gestionnaire.  
• Prendre des dispositions de voyage, préparer les allocations de dépenses et les demandes de paiement et veiller à ce qu’ils soient en ordre et gérer les fichiers et dossiers manuels du gestionnaire.  
• Surveiller, organiser et archiver les courriels, les dossiers et les documents conformément aux procédures de gestion des dossiers de la Société.  
• Examiner les demandes et déterminer les problèmes pour établir la priorité des tâches, filtrer les visiteurs et les appels téléphoniques, lire et classer le courrier entrant, surtout le courrier électronique.  
• Informer le gestionnaire avant de fixer des rendez-vous ou des réunions, le cas échéant. 
• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques, fournir des renseignements et diriger les visiteurs ou les interlocuteurs vers les personnes appropriées en faisant preuve d’un grand respect pour les questions sensibles et confidentielles. 

GESTION DU PROCESSUS ET ADMINISTRATION 

• Dirige le processus mensuel de divulgation des dépenses du Conseil d’administration et de la haute direction (conformément à la Loi sur l’accès à l’information).  
• Dirige le processus mensuel du tableau de bord exécutif, en résolvant les problèmes, en fournissant de l’aide et une formation sur l’utilisation du tableau de bord complémentaire et du tableau de bord exécutif à tous les employés concernés de la SIC.  
• Au nom du service des Finances, coordonner et assurer l’intégration des nouveaux employés sélectionnés.  

Qualifications

• Diplôme d’études postsecondaires requis ou expérience équivalente. 

• Au moins sept ans d’expérience en administration auprès d’une équipe de direction.  

• Connaissance approfondie du matériel informatique et des applications informatiques, y compris Microsoft Word, PowerPoint, Excel et Outlook. 

• La connaissance de la planification immobilière et des activités d’aménagement constitue un atout. 

• Bilinguisme (français et anglais) fortement recommandé. 

Conditions de travail