Titre:  Adjoint administratif

Résumé

L’adjoint administratif apportera un soutien administratif aux équipes Attractions touristiques et Immobilier et agira en tant que réceptionniste et coordinateur des services de bureau du Parc Downsview. Cette personne maintient l’environnement de bureau de manière professionnelle et accueillante, et fournit un soutien professionnel à tous les employés tout en soutenant les relations externes et en recevant les visiteurs en tant qu’ambassadeur essentiel de la Société immobilière du Canada (SIC) et du Parc Downsview. 

Description du poste

Préparation de documents et gestion de dossiers 

• Participer à la préparation des documents d’appel d'offres, des autorisations d’événements, des permis et des contrats de licence, selon les besoins. 
• Avoir une bonne connaissance pratique des politiques, des lignes directrices, des procédures, de la gestion des dossiers et des systèmes d’information de la SIC.   
• Apporter son aide pour la coordination, la création, la préparation, la révision et la correction des documents, des rapports, des présentations et de la correspondance, standard et non standard, y compris les documents destinés à l’équipe de la haute direction et au Conseil d’administration. 
• Créer et tenir à jour des bases de données et des systèmes de classement, qu’ils soient électroniques ou sur papier.  
• Jouer le rôle de champion de la gestion des dossiers (gestionnaire de contenu) et d’agent de liaison pour remplir la fonction de gestion des dossiers du bureau de Downsview. 
• Faciliter l’approbation des documents conformément à la politique de délégations de pouvoirs et tenir un registre de suivi de l’état d’avancement de l’approbation et de la distribution des documents. 

Administration et soutien du bureau 

• Veiller au bon état des locaux afin d’en préserver l’aspect et la fonctionnalité, y compris la coordination des travaux d’entretien et de réparation éventuellement nécessaires, ainsi que l’entretien des espaces de stockage. 
• Gérer les fournitures de bureau courantes, y compris les articles de cuisine, et passer les commandes pour le réapprovisionnement. 
• Fournir une première réponse aux questions routinières du grand public et transmettre ces questions au membre du personnel de la SIC compétent qui fournira une réponse ou un suivi plus approfondis.  
• Accueillir les invités et leur prêter assistance (en personne, par téléphone ou par courriel); interagir avec tous les employés de manière positive et participer à l’intégration des nouveaux employés.  
• Participer à la gestion des sites Web consacrés au développement immobilier et aux quartiers.  
• Mettre à jour le tableau de bord de la direction tous les mois. 
• Agir à titre d’agent de liaison entre le bureau de Downsview et les services administratifs (comptabilité, communications, ressources humaines, TI, archives, etc.) basés dans les autres bureaux. 
• Coordonner l’entretien des équipements de bureau et électroniques.  
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que les expéditions et les réceptions, y compris la mise à jour des listes de diffusion si nécessaire. 
• Prendre des dispositions de voyage ou d’hébergement pour le personnel et préparer les demandes de remboursement et les remboursements des dépenses personnelles des employés. 

Gestion des réunions et des événements 

• Coordonner et gérer la planification des réunions (téléconférences, vidéoconférences, réunions en présentiel), y compris les aspects logistiques liés à l'aménagement des salles et à la restauration.  
• Assurer le soutien administratif et les services de secrétariat (par exemple, la logistique, l’accueil) lors des réunions internes et externes avec les intervenants, les consultants, et les membres du gouvernement et du public, de même que préparer les salles de réunion comme demandé. 
• Contribuer au bon fonctionnement du carrefour en accueillant les visiteurs de passage, en organisant des visites guidées, en traitant les dépôts et les paiements, en coordonnant les documents requis (par exemple, les chèques annulés) et en effectuant des contrôles après les événements pour s’assurer que les lieux sont propres et bien entretenus. 
• Aider à la préparation, à la présentation et au suivi des événements publics de la SIC. 

Qualifications

• Posséder au minimum un diplôme d’études secondaires et de préférence un diplôme d’études postsecondaires. 
• Au moins trois à cinq ans d’expérience en administration de bureau, de préférence dans le domaine de l’immobilier. 
• Expérience en relation client et service à la clientèle requise. 
• Formation ou études en finances, un atout. 
• Maîtrise de l’utilisation de logiciels de bureau standard, notamment Microsoft Word, Teams, Excel, PowerPoint et Outlook. 
• Bilinguisme (français et anglais), un atout. 

Conditions de travail