Titre:  Adjoint de direction

Résumé

L’adjoint de direction fournit un soutien administratif et aux programmes au vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial.

Description du poste

• Coordonner, planifier et organiser des réunions et des conférences avec les employés de la SIC, les hauts fonctionnaires de la Société, tous les paliers gouvernementaux, les clients, les consultants et d’autres tiers.
• Examiner les demandes et cerner les problèmes afin d’établir leur priorité; filtrer les appels téléphoniques et lire, trier et classer le courrier électronique et papier reçu par le vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial.
• Fournir une première réponse aux questions routinières du grand public et transmettre ces questions au membre du personnel de la SIC compétent qui fournira une réponse ou un suivi plus approfondis.
• Mettre à jour les procédures et les processus administratifs afin de mieux répondre aux exigences opérationnelles du vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial.
• Assurer le soutien administratif et les services de secrétariat (par exemple, la logistique, l’accueil) lors des réunions internes et externes avec les intervenants, les consultants, et les membres du gouvernement et du public, de même qu’organiser les conférences téléphoniques.
• Tenir à jour le calendrier et les listes de personnes-ressources du vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial, et ajuster son emploi du temps en fonction des changements de priorités et des problèmes potentiels cernés.
• Informer le vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial avant les rendez-vous et les réunions, en lui fournissant les renseignements de base nécessaires provenant des systèmes et des fichiers informatiques.
• Préparer et envoyer la correspondance, et soutenir la préparation et la circulation des mémorandums, des procès-verbaux, des rapports, des ordres du jour et des présentations.
• Veiller à la cohérence et à la conformité du formatage des rapports et des documents PowerPoint du Conseil d’administration.
• Prendre des dispositions de voyage ou d’hébergement pour le bureau du vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial et préparer les demandes de remboursement et les remboursements des dépenses personnelles des employés.
• Assurer la liaison administrative entre le vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial et l’équipe de direction, d’autres bureaux de la division Immobilier de la SIC, la Tour CN et les services administratifs.
• Participer à diverses tâches de communications corporatives et de relations publiques.
• Promouvoir la gestion des dossiers et assurer la liaison pour remplir la fonction de gestion des dossiers papier et numériques du vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial.
• Vérifier les frais généraux, préparer les demandes de paiement, équilibrer les frais généraux à la fin du mois et examiner les requêtes liées aux les factures impayées.
• Mettre en place et entretenir un réseau de personnel de soutien dans l’ensemble des régions afin de garantir l’efficacité des politiques et procédures administratives à l’appui des activités d’exploitation du vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial.
• Accueillir les visiteurs du vice-président, Immobilier et vice-président, Acquisitions et développement commercial de manière amicale, professionnelle et plaisante.
• Avoir une bonne connaissance de travail des politiques et des lignes directrices, des procédures, de la gestion des dossiers et des systèmes informatiques de la SIC.

Qualifications

• Posséder au minimum un diplôme d’études secondaires et de préférence un diplôme d’études postsecondaires.
• Expérience d’au moins un à trois ans dans un poste d’administration de bureau de haute direction requise.
• Expérience en relation client et en service à la clientèle, et expérience de base en relations publiques requise.
• Une formation ou des études en finances constitueront un atout.
• Maîtrise de l’utilisation de logiciels de bureau standard, notamment Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sharepoint et Teams.
   

Conditions de travail