Titre:  Adjoint administratif bilingue

Résumé

L’adjoint administratif bilingue fournit un soutien administratif et un soutien aux programmes au personnel du bureau de Ottawa et agit également à titre de réceptionniste et de coordonnateur de bureau. Cette personne maintient l’environnement de bureau de manière professionnelle et accueillante, et fournit un soutien professionnel à tous les employés tout en soutenant les relations externes et en recevant les visiteurs en tant qu’ambassadeur de la SIC. 

Description du poste

• Coordonner, planifier et organiser des réunions et des conférences avec d’autres employés de la SIC, des représentants de tous les paliers du gouvernement, des clients, des consultants et d’autres tierces parties; préparer la salle de conférence, au besoin.
• Sous la supervision du personnel compétent de la SIC, assurer le soutien administratif et les services de secrétariat (par ex. logistique, accueil) lors des réunions internes et externes avec les intervenants, les consultants, et les membres du gouvernement et du public.
• Assurer la gestion du calendrier des employés de la division Immobilier au sein du bureau de Ottawa, si cela est demandé.
• Taper et mettre en forme la correspondance, les séances d’information et les présentations, notamment les rapports de l’équipe de la haute direction et les présentations écrites au Conseil d’administration.  
• Participer à la préparation des rapports régionaux et généraux, notamment en contribuant à l’élaboration du plan d’entreprise et au montage de reliures en format électronique pour le budget annuel.
• Prendre des dispositions de voyage ou d’hébergement pour le personnel et préparer les demandes de remboursement et les remboursements des dépenses personnelles des employés, y compris effectuer le suivi des paiements.
• Assurer la liaison entre le bureau de Ottawa et les services administratifs (comptabilité, communications, ressources humaines, TI, archives, etc.) basés dans les autres bureaux de la Société.
• Participer à diverses tâches de communication et de relations publiques de l’entreprise.
• Jouer le rôle de champion de la gestion de contenu (HPRM) et assurer la liaison pour remplir la fonction de gestion des dossiers papier et numériques du bureau de Ottawa.
• Vérifier les frais généraux, préparer les demandes de paiement, équilibrer les frais généraux à la fin du mois et examiner les requêtes liées aux les factures impayées.
• Aider à la mise à jour de la page des propriétés, des sites Web de propriétés, du tableau de bord. 
• Fournir une première réponse aux questions routinières du grand public et transmettre ces questions au membre du personnel de la SIC compétent qui fournira une réponse ou un suivi plus approfondis.
• Avoir une bonne connaissance de travail des politiques et des lignes directrices, des procédures, de la gestion des dossiers et des systèmes informatiques de la SIC.   
• Coordonner l’entretien des équipements de bureau et électroniques. 
• Gestion des réunions – Coordonner et gérer l’horaire des réunions (conférences téléphoniques, vidéoconférences, réunions en personne).  Planifier et organiser des réunions, y compris la logistique liée à la restauration interne, etc. 
• Intégration – Préparer l’horaire des nouveaux employés de la division de l’Immobilier et participer à leur intégration, selon les besoins 
• Fournir au bureau de Ottawa un soutien informatique et communiquer avec le service des TI : surveiller les besoins en TI du personnel, aider le personnel avec la résolution des problèmes, aider le service des TI lors de l’installation d’équipement au bureau, etc.
• Assurer la liaison, servir de ressource ou représenter la région au sein d’un comité (bien-être, Centraide, social).
• Projets spéciaux attribués par le Directeur principal, Immobilier et autres fonctions et responsabilités, au besoin. 

Qualifications

• Posséder au minimum un diplôme d’études secondaires et de préférence un diplôme d’études postsecondaires.
• Expérience d’au moins un à trois ans dans un poste d’administration de bureau requise.
• Expérience en relation client et en service à la clientèle, et expérience de base en relations publiques requise.
• Une formation ou des études en finances constitueront un atout.
• Maîtrise de l’utilisation de logiciels de bureau standard, notamment Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Bilinguisme (français et anglais) requis.

Conditions de travail