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ID demande de travail:  943

Titre:  Adjoint de direction, Communications d'entreprise

Entreprise: Société immobilière du Canada  
Lieu:  333, rue de la Commune Ouest ,  Montréal , QC
État de l’emploi: Employé (à temps plein) 

Veuillez soumettre votre candidature avant le lundi 25 juillet , 16h00 HNE.

 

Résumé

La personne qui occupe ce poste apporte un soutien administratif de haut niveau au vice-président, Communications d’entreprise (le gestionnaire), et elle gère l’intégralité des procédures et des processus administratifs du service. 

Description du poste

ADMINISTRATION

  • Tenir à jour les procédures et processus administratifs pour le vice-président, Communications d’entreprise. Il s’agit notamment d’organiser les déplacements, de préparer les allocations de dépenses et les demandes de paiement, en plus de veiller à ce qu’ils soient en ordre; de superviser les commandes et la gestion de fournitures de bureau et de l’équipement du service; de gérer un agenda complet (généralement informatisé), des coordonnées sur fiches (réseau) et les fichiers et dossiers manuels du gestionnaire.
  • Gérer efficacement les relations avec l’ensemble des intervenants, par exemple les politiciens, les membres du Conseil d’administration, les employés, le monde des affaires, les médias, le grand public et les comités bénévoles externes.
  • Aider le gestionnaire à promouvoir l’image et l’identité professionnelles de la Société, conformément au programme d’identité visuelle de l’entreprise.
  • Participer à l’organisation d’événements ministériels et d’autres événements spéciaux, liés à l’entreprise et aux projets.
  • Gérer la correspondance du service, les dossiers, les communiqués de presse, les comptes rendus de réunions et les téléconférences.
  • Examiner les demandes et déterminer les problèmes pour établir la priorité, filtrer les visiteurs et les appels téléphoniques, lire et classer le courrier entrant, surtout le courrier électronique, et produire des listes de points et d’éléments en suspens.
  • Veiller au respect des délais et des échéances pour l’intégralité des initiatives, des objectifs, des projets et des affaires du service.
  • Élaborer des procédures et des processus administratifs afin de travailler en concordance avec le style opérationnel du gestionnaire.
  • Informer le gestionnaire avant les rendez-vous et les réunions, en lui fournissant les renseignements de base nécessaires provenant des systèmes et des fichiers informatiques.
  • Déterminer les problèmes potentiels et les priorités changeantes afin d’adapter l’emploi du temps du gestionnaire, au besoin.
  • Préparer les documents de réunion, les notes de service, les comptes rendus, les rapports et la correspondance pour le gestionnaire, à la demande de celui-ci.
  • Rédiger des lettres, des notes de service, des accords de service et des rapports modérément complexes en déterminant les renseignements requis, en faisant des recherches et en recueillant des renseignements généraux auprès de sources appropriées.
  • Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques, fournir des renseignements et diriger les visiteurs ou les interlocuteurs vers les personnes appropriées en faisant preuve d’un grand respect pour les questions sensibles et confidentielles.
  • Effectuer d’autres tâches administratives pour aider d’autres membres du personnel de Communications d’entreprise, y compris, mais sans s’y limiter, la coordination des préparatifs de voyage ainsi que le traitement des dépenses et des factures du service.
  • Assurer la couverture de la réception, selon les besoins.

CONSEIL D’ADMINISTRATION et équipe de la haute direction

  • Aider le gestionnaire à préparer les réunions trimestrielles du Conseil d’administration et de l’équipe de la haute direction, notamment en participant aux réunions du comité, aux rapports du conseil d’administration, aux présentations PowerPoint et à toute la correspondance connexe.

Qualifications

  • Diplôme d’études postsecondaire requis ou expérience équivalente.
  • Au moins cinq ans d’expérience en administration auprès d’une équipe de direction. 
  • Connaissance approfondie du matériel informatique et des applications informatiques, y compris MS Word, PowerPoint, Excel et Outlook.
  • La connaissance des communications d’entreprise, des relations publiques et des relations gouvernementales constitue un atout.
  • La connaissance de la planification immobilière et des activités d’aménagement constitue un atout.
  • Bilinguisme (anglais et français) essentiel.

CE QUE NOUS FAISONS

La Société immobilière du Canada est une société d’État fédérale autofinancée qui se spécialise en immobilier, en aménagement et en gestion d’attractions. La Société a pour objectif de produire les meilleurs avantages possibles pour les collectivités canadiennes et pour le gouvernement du Canada, tout en cherchant également à remplir son mandat en faisant preuve de compétences de premier plan. La Société est fière de son approche fondée sur la consultation pour atteindre des objectifs axés sur la collectivité, la protection de l’environnement et la commémoration du patrimoine, dans tous ses projets au Canada. 

La Société veille au réaménagement ou à la gestion d’anciennes propriétés du gouvernement, en visant leur utilisation optimale et leur réintégration harmonieuse aux collectivités locales. Notre but consiste à transformer des parcelles excédentaires et à les modeler de façon à répondre aux besoins des Canadiens et Canadiennes, pour les transformer en nouveaux quartiers accueillants et durables où il fait bon vivre, travailler et se détendre.

La Société immobilière du Canada SIC limitée est un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi, qui s’engage à un processus de sélection et de recrutement inclusif et sans obstacle. La Société immobilière du Canada est fière d’offrir l’accommodement durant la période de recrutement, de sélection ou d’évaluation en conformité avec la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et le Code des droits de la personne de l’Ontario. Si vous avez besoin d’accommodement, veuillez nous en informer le plus tôt possible et nous coopérerons avec vous pour répondre à vos besoins en matière d’accessibilité.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.