Titre:  Adjoint administratif

Résumé

L’adjoint administratif fournit un soutien administratif à l’équipe de l’Immobilier du bureau régionale et agit également à titre de réceptionniste et de coordonnateur de bureau. Cette personne maintient l’environnement de bureau de manière professionnelle et accueillante, et fournit un soutien professionnel à tous les employés tout en soutenant les relations externes et en recevant les visiteurs en tant qu’ambassadeur essentiel de la SIC.

Description du poste

• Coordonner et gérer la programmation des réunions (conférences téléphoniques, vidéoconférences, réunions en personne) avec les employés de la SIC, tous les paliers du gouvernement, les clients, les consultants et les autres tierces parties.
• Sous la supervision du personnel compétent de la SIC, assurer le soutien administratif et les services de secrétariat (logistique, accueil, restauration) lors des réunions internes et externes avec les intervenants, les consultants, et les membres du gouvernement et du public.
• Gérer le calendrier des employés de la division Immobilier régionale au besoin.
• Dactylographier ou formater la correspondance, les séances d’information et les exposés, y compris les rapports de l’équipe de haute direction et les présentations au conseil d'administration.
• Appuyer la préparation des rapports régionaux et corporatifs, y compris le plan d’entreprise et le montage de reliures pour le budget annuel.
• Prendre des dispositions de voyage ou d’hébergement pour le personnel et préparer les demandes de remboursement et les remboursements des dépenses personnelles des employés
• Agir à titre d’agent de liaison entre le bureau régionale et les services administratifs (comptabilité, communications, ressources humaines, TI, archives, etc.) basés dans les autres bureaux.
• Appuyer des fonctions portant sur les communications d’entreprise et les relations publiques.
• Vérifier les frais généraux, préparer les demandes de paiement, équilibrer les frais généraux à la fin du mois et examiner les requêtes liées aux les factures impayées.
• Coordonner le courrier entrant et sortant, l’expédition et la réception.

Qualifications

• Posséder au minimum un diplôme d’études secondaires et de préférence un diplôme d’études postsecondaires.
• Expérience d’au moins un à trois ans dans un poste d’administration de bureaux requise.
• Expérience en relation client et service à la clientèle requise.
• Une formation professionnelle permettant de maîtriser les logiciels de bureau standards, y compris Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook et Team, ainsi qu’Adobe (y compris Adobe Sign), est requise.
• La maîtrise de l’utilisation d’autres plateformes de réunion virtuelle (c.-à-d. Zoom, Skype, Google Meet/Hangouts) serait considérée comme un atout.
• Une expérience dans l’administration de projets immobiliers ou d’aménagement de terrains serait considérée comme un atout.
• Une formation ou éducation financière serait un atout.
• Le bilinguisme (anglais et français) serait considérée comme un atout.